Befund an den falschen Empfänger: Was die Arztpraxis bei Fehlversand tun muss
Kurz gesagt: Ein Befund an die falsche Adresse ist eine Datenpanne. Bittet den Empfänger, das Schreiben zu löschen oder zurückzuschicken, und dokumentiert den Fall. Besteht ein Risiko für den Patienten, muss die Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden raus (Art. 33 DSGVO). Bei hohem Risiko ist auch der Patient zu informieren (Art. 34 DSGVO).
Wie häufig landen Befunde beim falschen Empfänger?
Oft. In Schleswig-Holstein gingen im Jahr 2021 über 45 % der Datenpannen-Meldungen im medizinischen Bereich auf Fehlversand oder eine falsche Übergabe zurück [1]. Das ist eine regionale Zahl, aber die einzige veröffentlichte Quote dieser Art. Bundesweite Zahlen für das Gesundheitswesen gibt es nicht.
Auch andere Aufsichtsbehörden nennen den Fehlversand als Dauerthema. Der Tätigkeitsbericht 2025 aus Baden-Württemberg zählt zu den typischen Fällen den unzureichend gesicherten Versand, den Versand an falsche Empfänger und Patientenverwechslungen [2]. Hamburg beschreibt für 2025 Pannen von fehlgeleiteten Unterlagen bis zu verlorenen Datenträgern [3].
Ein Beispiel aus dem Saarland: Eine Praxis faxte Rezepte mit Name, Adresse, Geburtsdatum und Medikation an eine falsche Nummer. Sie landeten ausgerechnet bei der Datenschutzbehörde [4].
Wie geht ein Befund falsch raus?
- Fax: Zahlendreher bei einer von Hand eingetippten Nummer.
- E-Mail: Das Mailprogramm schlägt beim Tippen den falschen Kontakt vor.
- Brief: Zwei Befunde im selben Umschlag, oder die falsche Adresse im Sichtfenster.
- Übergabe: Unterlagen gehen an der Anmeldung an die falsche Person.
- Verwechslung: Zwei Patient:innen mit ähnlichem Namen.
Was ist zu tun, wenn ein Befund falsch rausging?
Schnell handeln und alles festhalten. Die Frist von 72 Stunden für die Meldung läuft ab dem Moment, in dem die Praxis vom Fehlversand weiß, nicht ab dem Versand. Wer die fünf Schritte unten der Reihe nach abarbeitet, hat am Ende auch die Dokumentation, die die Aufsichtsbehörde bei einer Meldung erwartet.
Freundlich um Löschung oder Rücksendung bitten und das schriftlich bestätigen lassen.
Was ging raus, an wen, wann, welche Daten. Jede Panne ist zu dokumentieren, auch wenn keine Meldung nötig ist (Art. 33 Abs. 5 DSGVO).
Sofort, nicht erst am nächsten Tag. Die 72-Stunden-Frist läuft ab dem Moment, in dem die Praxis von der Panne weiß.
Gesundheitsdaten sind besonders sensibel. Deshalb ist eine Meldung an die Landesdatenschutzbehörde meist geboten. Die meisten Behörden haben dafür ein Online-Formular.
Wenn ein hohes Risiko besteht, etwa weil eine Diagnose bei einem Fremden gelandet ist.
Muss jeder Fehlversand von Patientendaten gemeldet werden?
Fast immer, wenn Gesundheitsdaten betroffen sind. Die DSGVO verlangt eine Meldung, es sei denn, die Panne führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die betroffene Person (Art. 33 Abs. 1 DSGVO). Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Gelangt ein Befund mit Name und Diagnose zu einem Fremden, ist ein Risiko kaum auszuschließen.
Melden muss die Praxis als Verantwortliche, nicht die einzelne MFA. Zuständig ist die Datenschutzbehörde des eigenen Landes. Die Meldung beschreibt, was passiert ist, welche Daten und wie viele Personen betroffen sind, welche Folgen drohen und was die Praxis dagegen getan hat. Fehlt eine Angabe noch, darf sie nachgereicht werden (Art. 33 Abs. 4 DSGVO). Auch eine Panne, die nicht gemeldet wird, gehört in die interne Dokumentation.
Wie viele solcher Meldungen es insgesamt gibt, zeigt Baden-Württemberg: 4.059 Meldungen von Datenpannen gingen dort im Jahr 2025 ein, über alle Branchen [2]. Wie viele davon aus Arztpraxen stammen, weist der Bericht nicht aus.
Wie lässt sich Fehlversand vermeiden?
- Vier-Augen-Prinzip: Eine zweite Person prüft Empfänger und Inhalt vor dem Versand. Die Aufsichtsbehörden nennen das als klassische Vorkehrung.
- Gespeicherte Empfänger: Fax-Nummern und KIM-Adressen aus einem gepflegten Verzeichnis, nicht von Hand.
- Ein Befund, ein Umschlag: Vor dem Zukleben Name im Sichtfenster und Inhalt vergleichen.
- Weniger Angaben: Muss der Empfänger Name, Geburtsdatum und Adresse überhaupt sehen? Was nicht drinsteht, kann bei einer Panne auch nicht offengelegt werden.
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Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung. Ob eine Panne meldepflichtig ist, entscheidet ihr im Einzelfall, am besten mit eurer Datenschutzbeauftragten.
Quellen
- ULD Schleswig-Holstein: 40. Tätigkeitsbericht, Berichtsjahr 2021. datenschutzzentrum.de
- LfDI Baden-Württemberg: 41. Tätigkeitsbericht Datenschutz 2025, Kap. 5.4.1 „Datenpannen im Gesundheitswesen“, März 2026. baden-wuerttemberg.datenschutz.de (PDF)
- HmbBfDI: 34. Tätigkeitsbericht Datenschutz 2025, Kap. II.1. datenschutz-hamburg.de
- Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland, Tätigkeitsbericht 2024, berichtet von arzt-wirtschaft.de. arzt-wirtschaft.de
- Art. 33 und 34 DSGVO. eur-lex.europa.eu